буква "Ё". в каких случаях допускается замена на букву "е"?

буква "Ё". в каких случаях допускается замена на букву "е"?  у моей подруги фамилия ФЁДОРОВА, а в паспорте ей написали ФЕДО

Согласно § 10 «Правил русской орфографии и пунктуации», официально действующих с 1956 года [5], «буква „ё“ пишется в следующих случаях:

Также вам будет интересно: Чем видят и слышат скарпионы?

Когда необходимо предупредить неверное чтение и понимание слова, например: узнаём в отличие от узнаем; всё в отличие от все; вёдро в отличие от ведро; совершённый (причастие) в отличие от совершенный (прилагательное) и т. п.
Когда надо указать произношение малоизвестного слова, например: река Олёкма.
В специальных текстах: букварях, школьных учебниках русского языка, учебниках орфоэпии и т. п., а также в словарях для указания места ударения и правильного произношения».
В остальных случаях можно писать как «ё», так и «е». [Источник?]

Более подробную регламентацию дает новая редакция этих правил (опубликована в 2006 году, одобрена Орфографической комиссией РАН, но в действие пока не вступила и имеет статус справочника, а не закона), § 5:

Употребление буквы ё может быть последовательным и выборочным.

Последовательное употребление буквы ё обязательно в следующих разновидностях печатных текстов:

а) в текстах с последовательно поставленными знаками ударения;

б) в книгах, адресованных детям младшего возраста;

в) в учебных текстах для школьников младших классов и иностранцев, изучающих русский язык.

Примечание 1. Последовательное употребление ё принято для иллюстративной части настоящих правил.

Примечание 2. По желанию автора или редактора любая книга может быть напечатана последовательно с буквой ё.

Примечание 3. В словарях слова с буквой ё размещаются в общем алфавите с буквой е, напр.: еле, елейный, ёлка, еловый, елозить, ёлочка, ёлочный, ель; веселеть, веселить(ся), весёлость, весёлый, веселье.

В обычных печатных текстах буква ё употребляется выборочно. Рекомендуется употреблять ее в следующих случаях.

1. Для предупреждения неправильного опознания слова, напр.: всё, нёбо, лётом, совершённый (в отличие соответственно от слов все, небо, летом, совершенный), в том числе для указания на место ударения в слове, напр.: вёдро, узнаём (в отличие от ведро́, узна́ем).

2. Для указания правильного произношения слова — либо редкого, недостаточно хорошо известного, либо имеющего распространенное неправильное произношение, напр.: гёзы, сёрфинг, флёр, твёрже, щёлочка, в том числе для указания правильного ударения, напр.: побасёнка, приведённый, унесённый, осуждённый, новорождённый, филёр.

3. В собственных именах — фамилиях, географических названиях, напр.: Конёнков, Неёлова, Катрин Денёв, Шрёдингер, Дежнёв, Кошелёв, Чебышёв, Вёшенская, Олёкма.
Так что в ЗАГСе работники должны были написать ё - чтобы потом не было затруднительных ситуаций у человека. Вы правы!